Veel organisaties proberen dit op de volgende twee manieren op te lossen:
- De snelle manier: door standaardsoftware in te zetten, of;
- De flexibele manier: door voor maatwerk te gaan.
Beide oplossingen zijn in de praktijk vaak ontoereikend. Standaardoplossingen zijn meestal te rigide, en maatwerk is te kostbaar en complex.
De vraag dringt zich op: is er geen alternatieve optie? Een aanpak die wél meebeweegt met veranderend beleid, zonder telkens opnieuw te moeten bouwen? In deze blog onderzoeken we waarom die gulden middenweg niet alleen mogelijk is, maar in veel gevallen ook noodzakelijk en hoe overheidsorganisaties daar vandaag al mee kunnen beginnen.
Standaard versus maatwerk: waarom beide niet voldoen
Overheidsorganisaties lopen steeds tegen dezelfde keuze aan wanneer zij beginnen aan hun digitale transformatie: standaardoplossing of maatwerk. Wat is de beste keuze? Beide oplossingen hebben voor- en nadelen.
Standaardsoftware
Standaardsoftware belooft eenvoud, snelheid en lage kosten. Maar die eenvoud heeft een prijs: inflexibiliteit. In theorie werkt het goed, zolang de organisatie bereid is haar werkprocessen aan te passen aan het systeem. In de praktijk blijkt dat voor overheden vaak lastig. Beleid en processen zijn complex en veranderen continu, waardoor het standaardpakket al snel wringt. Het gevolg: workarounds, aanvullende Excel-sheets en frustratie op de werkvloer. Wat bedoeld was als alles-in-één-oplossing, verandert in een bron van inefficiëntie.
Maatwerk lijkt dan dé oplossing: volledig afgestemd op de unieke situatie van een organisatie. Maar in de praktijk blijkt het vaak complex en traag. Elke beleidswijziging betekent extra ontwikkeluren, elke upgrade wordt een project op zich. Lange doorlooptijden en hoge kosten liggen op de loer — net als een afhankelijkheid van externe IT-partners.
Een belangrijke oorzaak is dat veel overheden moeite hebben om echt Agile te werken. Er is vaak een sterke drang om processen tot in de puntjes te perfectioneren voordat er iets live gaat. In combinatie met uitgebreide besluitvormingstrajecten vanuit de business, zorgt dat voor vertraging. Zo raakt de wendbaarheid snel uit zicht.
De uitdaging is duidelijk: overheden hebben oplossingen nodig die ruimte laten voor verandering, zonder telkens terug te vallen op dure herontwikkeling of logge besluitvorming. De klassieke tweedeling tussen standaard en maatwerk schiet tekort. Wat nodig is, is een derde weg — een aanpak die het beste van beide werelden combineert.
De modulaire aanpak: flexibel, configureerbaar, transparant
Wat als overheidsorganisaties niet langer hoeven te kiezen tussen snelheid en flexibiliteit, tussen eenvoud en maatwerk? Wat als er een oplossing bestaat die zich wél laat kneden naar de praktijk, zonder bij elke beleidswijziging te ontsporen?
Een modulaire aanpak biedt precies dat. In plaats van rigide workflows of volledig gecodeerde systemen, draait het hier om proceslogica die configureerbaar is zonder diepgaande IT-kennis. Nieuwe regels? Andere voorwaarden? Aanpassingen zijn een kwestie van configureren, niet van herbouwen.
Deze benadering doet wat je van technologie mag verwachten: de technologie past zich aan het beleid aan. Het betekent dat processen zich dynamisch kunnen aanpassen aan context en uitzonderingen, zonder dat de menselijke maat verloren gaat. En juist daar ligt de kracht van publieke dienstverlening: in het kunnen omgaan met nuance, met complexiteit, met de realiteit van burgers en ondernemers.
Een modulaire oplossing maakt bovendien zichtbaar waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Dit is broodnodig in een tijd waarin transparantie en verantwoording steeds belangrijker worden. Denk aan automatische logging, audit trails en inzichtelijke besluitvorming. Niet alleen werk je efficiënter, je werkt ook aantoonbaar rechtvaardiger.
De overheid hoeft geen keuze te maken tussen controle en flexibiliteit. Met de juiste aanpak komen toekomstbestendigheid, schaalbaarheid en de menselijke maat bijeen.
Hoe ziet dit eruit in de praktijk?
Een mooi voorbeeld van hoe een modulaire aanpak in de praktijk werkt, is te vinden bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Tijdens de coronacrisis kreeg RVO de opdracht om in zeer korte tijd nieuwe economische steunmaatregelen beschikbaar te stellen. Binnen enkele dagen moesten regelingen worden opgezet waarmee duizenden ondernemers geholpen konden worden, op een manier die transparant, controleerbaar en juridisch verantwoord was.
De situatie was extra uitdagend omdat de regeling bestuurlijk werd opgesteld terwijl de technische ontwikkeling al liep. Tot op het laatste moment, soms zelfs enkele uren voor de openstelling, werden regels en parameters nog aangepast. In een traditionele ontwikkelomgeving zou dit vrijwel zeker tot vertragingen hebben geleid, of zelfs tot het stilvallen van het project.
RVO werkte echter met een platform waarin subsidieregelingen modulair waren opgebouwd. Elk onderdeel van het proces kon afzonderlijk worden ingericht en aangepast: van de aanvraaglogica en beoordelingsregels tot de termijnen en rapportage-eisen. De gehele applicatie hoefde daardoor niet steeds opnieuw gebouwd te worden bij wijzigingen.
Nieuwe regelingen werden samengesteld uit herbruikbare bouwstenen. Functionaliteiten die eerder waren ontwikkeld, konden opnieuw worden ingezet met andere instellingen of regels. Zo ontstond een systeem dat maatwerkresultaten opleverde, zonder de nadelen van maatwerkontwikkeling. Een aangepaste voorwaarde voor een specifieke doelgroep, een afwijkende beoordelingsprocedure of een andere vorm van verantwoording? Alles kon eenvoudig worden geconfigureerd binnen het bestaande systeem.
De modulaire opzet gaf RVO de wendbaarheid die in crisistijd onmisbaar is. Daarnaast bood het grip en controle. Beslissingen werden automatisch gelogd, de voortgang was realtime inzichtelijk en rapportages konden snel worden opgesteld. Dat bleek essentieel in een politiek gevoelige context waarin elke keuze onderbouwd en uitlegbaar moest zijn.
Deze aanpak maakte het mogelijk om het systeem aan te passen aan het beleid, in plaats van andersom. RVO hoefde haar werkwijze niet ingrijpend te veranderen en kon toch snel schakelen. De ervaring laat zien dat wendbaarheid binnen de overheid niet alleen haalbaar is, maar ook schaalbaar en duurzaam. Voorwaarde is wel dat je werkt met een fundament dat gericht is op verandering.
De voordelen voor de praktijk
De kracht van een modulaire aanpak zit in de combinatie van snelheid, controle en menselijke maat. Het is een manier van werken die zich niet richt op standaardisatie omwille van efficiëntie, maar op wendbaarheid in dienst van goede dienstverlening. Dat levert tastbare voordelen op — voor organisaties én voor burgers.
1. Sneller inspelen op veranderend beleid
Wet- en regelgeving verandert voortdurend, en de druk om daar snel op in te spelen is groot. Een modulaire oplossing maakt het mogelijk om zonder herbouw of langdurige implementatietrajecten processen aan te passen. Nieuwe beleidsregels kunnen direct worden doorvertaald naar werkende toepassingen.
2. Verlaging van werkdruk
Door processen slim te automatiseren en dan met name de repeterende, routinematige onderdelen, komt capaciteit vrij voor de gevallen die écht aandacht vragen. In plaats van overbelaste teams die brandjes blussen, ontstaat er ruimte voor afweging en dienstverlening op maat waar dat nodig is.
3. Meer grip en controle
Ingebouwde audit trails, logging en transparante besluitvorming zorgen ervoor dat organisaties precies kunnen volgen wat er gebeurt en waarom. Dit is niet alleen belangrijk voor interne verantwoording, maar ook richting de samenleving en toezichthouders. Zeker in het kader van de Wet Open Overheid (WOO) is dit geen luxe, maar noodzaak.
4. Een systeem dat meegroeit
Waar veel oplossingen na verloop van tijd vastlopen in hun eigen complexiteit, groeit een modulaire oplossing mee met de organisatie. Je bouwt geen systeem dat vandaag werkt, maar een die ook over vijf of tien jaar nog flexibel inzetbaar is. Dat maakt het zowel technisch als organisatorisch duurzaam.
5. Hogere adoptie door medewerkers
Als de technologie zich aanpast aan de bestaande processen (en niet andersom), voelen medewerkers zich geholpen in plaats van gehinderd. Dit vergemakkelijkt de adoptie, vermindert de weerstand tegen verandering en verhoogt de effectiviteit van digitale transformatie.
De logica van verandering vraagt om een andere aanpak
Overheidsorganisaties opereren in een context die steeds minder voorspelbaar is. Beleidsprioriteiten verschuiven, wetgeving verandert en maatschappelijke verwachtingen nemen toe. Als alles voortdurend verandert, heb je technologie nodig die flexibel genoeg is om mee te veranderen om je werk goed te kunnen uitvoeren.
De klassieke keuzes tussen standaardsoftware of maatwerk houden dit tempo niet bij. De toekomst ligt in oplossingen die modulair zijn opgebouwd, configureerbaar blijven en zich voortdurend kunnen aanpassen zonder de controle te verliezen. Niet door processen te vereenvoudigen tot ze niet meer passen bij de werkelijkheid, maar juist door complexiteit beheersbaar te maken.
Wie nu investeert in flexibiliteit, plukt daar straks de vruchten van: snellere implementaties, lagere kosten, meer ruimte voor menselijk contact en systemen die blijven werken. Ook wanneer alles verandert.
