Systemen zijn gebouwd voor stabiliteit, niet voor verandering
Nieuwe regelingen, rechterlijke uitspraken en beleidswijzigingen vragen om directe aanpassingen in de systemen die de uitvoering dragen. Maar in de praktijk duurt het maanden voordat een organisatie haar IT kan aanpassen. Wijzigingen stapelen zich op, testrondes kosten weken, en tegen de tijd dat de nieuwe regel eindelijk live gaat, is het beleid alweer verder.
Dat komt doordat de meeste systemen zijn gebouwd voor stabiliteit. Regels zitten hard gecodeerd in de applicatie, verspreid over tientallen modules en koppelingen. Een aangepaste inkomensgrens lijkt simpel, maar raakt de berekening van toeslagen, de controle op voorwaarden, de communicatie naar burgers en de rapportage aan beleidsmakers. Elke wijziging vraagt om maandenlange doorlooptijden: specificeren, ontwikkelen, testen, oplossen van bugs, opnieuw testen.
Frank benadrukt:
"Situaties kondigen zich vaak maanden van tevoren aan, maar systemen reageren alsof het probleem gisteren is ontstaan."
Medewerkers zien veranderingen vaak al veel eerder. Een nieuwe groep burgers die recht heeft op een voorziening, een rechterlijke uitspraak die de interpretatie van een regel verandert, een piek in aanvragen door externe ontwikkelingen. Maar de systemen kunnen daar niet op anticiperen. Teams moeten improviseren met tijdelijke oplossingen: handmatig dossiers markeren, Excel-lijsten bijhouden, intern afstemmen over uitzonderingen.
Yuri ziet dat dagelijks gebeuren:
"Schaduwadministraties ontstaan nooit bewust. Ze ontstaan omdat het systeem niet meebeweegt met de realiteit waarin medewerkers werken."
Wendbaarheid betekent dat een organisatie scenario's kan doorrekenen vóórdat het beleid ingaat. Wat gebeurt er als de inkomensgrens met 5 procent stijgt? Hoeveel dossiers worden geraakt? Welke groepen burgers vallen onder de nieuwe regel? Kunnen medewerkers dat binnen de huidige capaciteit aan? En wat als de regel nét iets anders wordt geïnterpreteerd - kun je dat binnen een week aanpassen in plaats van drie maanden?
Het Pensioenakkoord laat zien hoe groot de opgave is
Tussen het politieke besluit in 2019 en de volledige uitvoering in 2028 veranderen het aantal dossiers, de samenstelling van de doelgroep en de context waarin beslissingen worden genomen. Organisaties moeten elke wijziging handmatig invoeren. Regels liggen verspreid, uitzonderingen zijn gestapeld, en tijdelijke maatregelen blijven structureel bestaan.
De Staat van de Uitvoering laat zien dat 88 procent van de signalen uit de uitvoering wel de opdrachtgevers bereikt, maar slechts 9 procent bereikt beleidsmakers. Gevolgen worden zichtbaar tijdens de implementatie in plaats van tijdens de besluitvorming. Teams moeten improviseren, burgers lopen vast en herstelwerk stapelt zich op.
Frank benoemt dit als volgt:
"Beleid gaat sneller dan de systemen die het moeten dragen. Als die niet flexibeler worden, komt de uitvoering onvermijdelijk in de knel."
Wendbaarheid vraagt om een systeem dat kan meebewegen wanneer de wettelijke context verandert. Een systeem dat zichtbaar maakt welke onderdelen van de organisatie geraakt worden en welke processen moeten worden aangepast. Door scenario's vooraf te bedenken ontstaat ruimte om in te grijpen voordat processen beginnen te haperen. Denk aan een nieuwe regeling met drie scenario's waarvan één direct meerdere afdelingen raakt, de tweede extra gegevens vraagt en de derde een piekbelasting veroorzaakt. Als teams dit vooraf weten, kunnen ze maatregelen nemen voordat de burger hier iets van merkt.
Hoe RVO grip kreeg tijdens de coronacrisis
Bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) werken teams met tienduizenden ondernemers die subsidies, vergunningen of steun aanvragen. Tijdens de coronacrisis moest RVO in korte tijd nieuwe regelingen ontwikkelen en live zetten. Door beslislogica op één plek te organiseren, konden wijzigingen binnen dagen worden doorgevoerd in plaats van maanden. Ondernemers kregen sneller duidelijkheid, terwijl RVO het overzicht behield.
Blueriq maakt dit mogelijk door regels, varianten en uitzonderingen samen te brengen in één bron waar alles direct zichtbaar is. Wijzigingen werken door in alle betrokken processen. Alle teams werken met dezelfde regelbron, wat voorkomt dat medewerkers dagen verliezen aan het opnieuw opbouwen van context. Teams weten vooraf wat geraakt wordt in plaats van pas wanneer iets misgaat.
Dat heeft directe gevolgen voor hoe teams werken. Ze houden tijd over voor inhoudelijke dossiers in plaats van het herstellen van fouten. Beslissingen worden consistenter omdat niemand meer hoeft te zoeken of te twijfelen over de juiste interpretatie. Burgers krijgen één duidelijk antwoord, ongeacht waar ze binnenkomen. En organisaties kunnen knelpunten voorkomen in plaats van repareren, waardoor piekdruk afneemt en stabiliteit toeneemt.
RVO bewees tijdens de coronacrisis dat wendbare systemen het verschil maken. Wijzigingen in dagen in plaats van maanden, teams die vooraf weten wat er geraakt wordt, en burgers die sneller geholpen worden.
