In de dagelijkse praktijk gaat er in co-assurantie nog steeds veel met de hand. Dat is niet vreemd, want de beursketen is complex. Meerdere partijen werken samen rond één risico. Makelaars brengen data in de keten, verzekeraars nemen deel aan een polis en iedere partij heeft eigen taken, verantwoordelijkheden en systemen.
Juist daardoor ontstaat frictie. Data wordt op verschillende plekken handmatig overgenomen, gecontroleerd en opnieuw ingevoerd. Medewerkers schakelen tussen portalen, backoffice-systemen, Excel-bestanden en e-mails met bijlagen. Terwijl het werk inhoudelijk draait om risicobeoordeling, klantcontact en samenwerking in de keten, gaat veel tijd verloren aan administratieve handelingen en afstemming tussen systemen. Met grotere kans op fouten en inefficiency tot gevolg.
Dat is een structureel probleem. De efficiency in de beursmarkt blijft achter door de hoeveelheid systemen en de manier waarop die systemen zijn ingericht en met elkaar samenwerken. Daaronder liggen drie oorzaken: kernadministratie en procesondersteuning zitten te dicht op elkaar, medewerkers werken te veel tussen losse systeem-eilandjes en organisaties lijken vaak te moeten kiezen tussen een standaardpakket dat niet past of maatwerk dat te traag en te duur wordt.
1. Kernadministratie en procesondersteuning zitten te dicht op elkaar
Veel financiële organisaties werken met systemen die oorspronkelijk zijn ingericht voor administratie. Dat is op zichzelf logisch. Polisadministratie, klantdata, betalingsverkeer en andere kerngegevens moeten betrouwbaar worden vastgelegd. Daarvoor is een stabiel system of record nodig.
Zo’n system of record moet vooral robuust zijn. Het moet goed blijven draaien en niet telkens worden aangepast wanneer een proces verandert of wanneer medewerkers op een andere manier ondersteund moeten worden.
Toch gebeurt dat in de praktijk vaak wel. De kernadministratie wordt dan ook de plek waarin procesondersteuning, gebruikersinteractie en maatwerk worden ondergebracht. Daardoor komen twee lagen te dicht op elkaar te liggen: het system of record en het system of differentiation.
Die tweede laag heeft een andere functie. Het system of differentiation is de laag waar processen worden ondersteund, gebruikers worden geholpen, taken worden uitgezet en duidelijk wordt wat de volgende stap is.
Wanneer die proceslaag vastzit aan de kernadministratie, wordt veranderen ingewikkeld. Nieuwe wensen raken direct aan het systeem dat stabiel moet blijven. Aanpassingen duren langer, worden duurder en leveren vaak maatwerk op dat alleen binnen één organisatie werkt.
Voor een markt als co-assurantie is dat extra lastig, omdat veel partijen met vergelijkbare procesvraagstukken zitten. De uitdaging is dus niet om alle bestaande systemen te vervangen, maar om scherper te bepalen welk systeem welk werk moet doen.
2. Medewerkers schakelen tussen systeem-eilandjes
De tweede oorzaak zit in het dagelijkse werk. Bij co-assurantie werken meerdere partijen, vanuit verschillende verantwoordelijkheden en systemen, aan hetzelfde risico. Daardoor ontstaat al snel een landschap waarin medewerkers zelf de verbinding moeten leggen.
Zij halen informatie uit het ene systeem, controleren gegevens in een ander systeem en voeren data vervolgens opnieuw in op een derde plek. Als er iets ontbreekt of niet klopt, volgt extra afstemming via mail, Excel of losse portalen.
Voor gebruikers betekent dit dat zij voortdurend tussen schermen moeten schakelen. Dat is omslachtig en foutgevoelig. Bovendien haalt het specialisten weg van het werk waarvoor hun expertise nodig is: risico’s beoordelen, voorwaarden en clausules bepalen en klanten of ketenpartners verder helpen.
Het probleem is niet dat de onderliggende systemen niets kunnen. Vaak doen ze heel goed waarvoor ze bedoeld zijn. De frictie ontstaat doordat het proces over die systemen heen loopt, terwijl de ondersteuning nog te veel per systeem is georganiseerd.
In een proces als co-assurantie zou een medewerker niet zelf hoeven te bedenken uit welk systeem welke informatie komt. Het werk van de specialist staat centraal, risico's beoordelen, uitzonderingen wegen en de keten verder helpen. De technologie volgt dat werk. De applicatie moet begrijpen welke stap loopt, welke data nodig is, welk systeem daarvoor moet worden aangeroepen en wie daarna aan zet is.
Pas dan ontstaat overzicht in de keten. Niet doordat alle systemen verdwijnen, maar doordat medewerkers niet langer zelf de lijm tussen die systemen hoeven te zijn.
3. Standaardpakket of maatwerk is vaak een valse keuze
De derde oorzaak is de manier waarop organisaties naar oplossingen kijken. Wanneer bestaande systemen onvoldoende procesondersteuning bieden, lijkt de keuze vaak beperkt: een standaardpakket gebruiken of maatwerk laten bouwen.
Beide routes hebben nadelen.
Een standaardpakket kan aantrekkelijk zijn omdat het snel beschikbaar lijkt en bestaande functionaliteit biedt. Maar in een complexe markt als co-assurantie past het proces vaak niet netjes in een standaard workflow en gaat het systeem knellen. Want er zijn te veel uitzonderingen, afhankelijkheden, business rules en overdrachtsmomenten tussen verschillende partijen.
Volledig maatwerk biedt meer ruimte, maar heeft andere risico’s. Het kost tijd, vraagt veel investering en is lastiger te onderhouden naarmate processen veranderen of de organisatie groeit. Bovendien wordt het al snel een oplossing voor één organisatie, terwijl andere partijen in de markt met dezelfde soort vraagstukken zitten.
De kans zit juist tussen die twee uitersten. Veel processen verschillen in details, maar de onderliggende patronen komen terug: dossiers, taken, termijnen, controles, business rules, datavalidatie en overdracht naar andere systemen. Door die onderdelen te hergebruiken, kan sneller en voorspelbaarder worden ontwikkeld zonder het proces in een standaardpakket te duwen.
Dat is belangrijk voor de beursmarkt. De keten heeft behoefte aan oplossingen die specifiek genoeg zijn voor de complexiteit van co-assurantie, maar schaalbaar genoeg om breder in de markt waarde te leveren.
De flexibele schil die bestaande systemen verbindt
De oplossing ligt niet in het vervangen van alle bestaande systemen. De kern is dat bestaande systemen worden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn, terwijl procesondersteuning wordt georganiseerd in een flexibele laag daarboven.
Blueriq helpt organisaties om zo’n flexibele proceslaag in te richten bovenop bestaande systemen. Die laag ondersteunt processen die over meerdere systemen heen lopen. Daarbij wordt data opgehaald uit verschillende bronnen, gecontroleerd en verrijkt, waarna de relevante informatie aan de gebruiker wordt getoond en gegevens worden teruggeschreven naar bijvoorbeeld CRM, backoffice of andere administratieve systemen.
Voor medewerkers betekent dit dat zij niet langer vanuit losse systemen hoeven te werken, maar vanuit het proces. Taken en statussen worden overzichtelijker, informatie hoeft minder vaak opnieuw te worden ingevoerd en verkeerde of onvolledige data gaat minder snel ongemerkt verder de keten in.
Voor organisaties ontstaat meer ruimte om te veranderen. De administratie blijft stabiel draaien in het system of record, terwijl procesverbetering plaatsvindt in een laag die daarvoor bedoeld is.
Daar zit de kern van de verandering: niet het pakket bepaalt hoe mensen werken, maar het doel dat zij willen bereiken. Juist in een complexe beursketen is dat de stap die nodig is om digitalisering ook echt efficiënter, wendbaarder en gebruiksvriendelijker te maken.
