06 juni 2020, door Menno Gülpers Blog

Procesdynamiek en écht Dynamisch Case Management (deel 3)

Veel platformen gebruiken Dynamisch Case Management als term om hun manier van werken te duiden. Maar wanneer is een case management systeem eigenlijk dynamisch? In deze serie schrijf ik over verschillende invalshoeken en procesmodellen en hoe de zaak echt centraal staat. 

Deze update gaat over de verschillen tussen een volgordelijk en regelgedreven procesmodellen, in beide invalshoeken. In de vorige update heb ik een betoog gehouden waarom het rechter regelgedreven model (nu in blauw, ik hou van kleurtjes) veel beter onderhoudbaar is dan het nu gele volgordelijke procesmodel links. Deze update gebruik ik om een paar misvattingen over de verschillen tussen deze wijzen van modelleren uit de wereld te helpen.

No alt text provided for this image

1. De modellen zijn toch hetzelfde?

In het gele volgordelijke procesmodel links komt activiteit D na B. In het rechter procesmodel zal de regel voor activiteit D zijn dat activiteit B eerst afgerond moet zijn. Wat is dan het verschil?

Hier zit een belangrijk en fundamenteel verschil. In het rechter procesmodel zal nooit staan dat D na B komt. Regels op activiteiten kijken nooit naar wat er gebeurd is, want wat er is gebeurd boeit een regelgedreven proces simpelweg niet. De regels kijken naar de informatie die in de zaak zit. En of die volledig genoeg is om een besluit te nemen. Hij kwam al eerder voorbij, de dankbare analogie met het navigatiesysteem: die boeit het ook niet waar je geweest bent, maar redeneert steeds vanuit de huidige situatie: Gegeven wat ik van je weet (waar je nu bent) en wat je doel is (waar je naartoe wilt) is dit de volgende stap (ga rechtsaf).

2. Voor de gebruiker zijn ze toch wel hetzelfde?

Ook al zijn de procesmodellen anders, een gebruiker zal toch geen verschil merken? Of je nu een zaaksysteem hebt met het linker model eronder of het rechter, die applicatie gedraagt zich toch in beide gevallen hetzelfde?

Ook dat is niet waar. In een regelgedreven procesmodel worden nooit onnodige taken gedaan, waardoor het proces als veel persoonlijker ervaren wordt. Het model met volgorde moet altijd een pad bewandelen met een minimum aan activiteiten om afgerond te worden. Bijvoorbeeld ACGH of ABDEJ. In een applicatie op basis van het rechter model zouden we misschien al na één of twee activiteiten klaar kunnen zijn. Bijvoorbeeld omdat de aanvraag op een bepaald moment zo compleet is dat we die creditcard kunnen verstrekken. Of die subsidieaanvraag kunnen afwijzen. De regels in het rechter model kijken continu of het doel al bereikt is. Als dat zo is, zijn we klaar. Als dat niet zo is, dan redeneert Blueriq volgens het motto: Gegeven wat ik nu van je weet (de gestructureerde en ongestructureerde informatie in de zaak) en waar je heen wilt (het doel van de zaak), zijn dit de dingen die je kunt doen (activiteiten die informatie toevoegen die nodig zijn om te kunnen beslissen). En dan is het doel van zo’n proces dus niet het eindbolletje bereiken, maar beslissen.

3. Het linker model is beter te testen

Een vaak gehoord argument voor de manier van modelleren met volgorde is dat deze makkelijker testbaar is. Pak een markeerstift en loop het model langs. Als je alle paden afgestreept hebt, heb je het model volledig getest! En hoe je dat met het model dat rechts?

Dit lijkt op het eerste gezicht te kloppen. Maar ga je dat echt doen, alle paden testen? In het voorbeeld zijn er links drie paden en rechts lijken dat er veel meer. Toch geeft een volgordelijk procesmodel met 15 beslismomenten (dat is helemaal niet zoveel) al 32.768 mogelijke paden. De vraag is of het zin heeft om die allemaal te testen. Anno 2020 blijkt dat scenario- en persona-testen veel efficiënter is, gecombineerd met een strategie van kort-cyclische livegangen om snel waarde toe te voegen en wijzigingen door te voeren, en dus continu te verbeteren. Daar past het rechter model juist heel goed bij.

4. Het rechter model is moeilijker te leren

Laat ik daar als Academymanager (en docent van de cursus Dynamic Case Management) nou toevallig het antwoord op weten: Nee, dat is niet moeilijker te leren. De linker flowchart ontwerpen is ook alleen maar makkelijk als er heel weinig activiteiten zijn. Het modelleren met een regelgedreven proces in plaats van een procedureel proces is wel even omschakelen. Dat gaat altijd makkelijker als je er met een open mind ingaat *. Net als het omschakelen van imperatief programmeren naar declaratief modelleren, is het vooral even wennen. Ik herken ze trouwens meteen, de studenten die die omschakeling lastig vinden. Die vragen op dag 1 van de cursus altijd “Hoe kan ik bij deze activiteit de regel opnemen dat ie altijd na die andere gaat?”. Op dag 2 zijn ze daar al van bevrijd.

* “The mind is like a parachute, it does not work if it is not open”

Anonieme quote, vaak toebedeeld aan (mijn muzikale held) Frank Zappa die hem vaak gebruikte om zijn soms erg ontoegankelijke muziek uit te leggen.

Verder lezen? Lees hier deel 4 en 5.

Meer weten over Dynamic Case Management?

Neem dan contact op met Menno.

Bekijk profiel
Menno
Gülpers
Blueriq Academy Manager