05 juni 2020, door Menno Gülpers Blog

Procesdynamiek en écht Dynamisch Case Management (deel 2)

Veel platformen gebruiken Dynamisch Case Management als term om hun manier van werken te duiden. Maar wanneer is een case management systeem eigenlijk dynamisch? In deze serie schrijf ik over verschillende invalshoeken en procesmodellen en hoe de zaak echt centraal staat. 

Er zijn twee invalshoeken:

1. Als je applicatie zich qua proces gedraagt volgens de dynamiek van al die verschillende klanten en hun wensen

2. Als je je proces- en zaakontwerp supermakkelijk kan aanpassen aan de alsmaar veranderende wereld van wet- en regelgeving

Deze blog gaat over de tweede invalshoek.

Een case management applicatie (of zaaksysteem) heeft vaak als rode draad een proces. In de vorige update was te lezen dat dit proces met of zonder volgordelijkheid geïmplementeerd kan worden.

No alt text provided for this image

In een proces zonder vooraf bepaalde volgorde koppelen we alle mogelijke activiteiten aan de zaak, eventueel gegroepeerd in opeenvolgende fases. De meeste zaaksystemen van klanten van Blueriq kennen grofweg de fases Aanvragen-Beoordelen-Afronden, maar dat is uiteraard vrij te kiezen en aan te passen. We modelleren immers, dus deze fases zitten niet “vastgebakken” in Blueriq.

Elk van die mogelijke activiteiten – zoals het uploaden van een kopie van je paspoort, het invullen van inkomensgegevens, het downloaden van een pro forma berekening, etc. – kent een regel die zegt wanneer het zinvol of zelfs noodzakelijk is om deze activiteit te doen.

Wat gebeurt er nu als de procesregels – en dus de modellen – veranderen? Bijvoorbeeld wanneer er een activiteit X toegevoegd moet worden?

In een flowchart (oranje) is dat een grote puzzel, want hoe gaan daarna de pijlen lopen? Wat gebeurt er met de beslissingen die al afgeleid zijn? Moet je die aanpassen? En hoe krijg je voor elkaar dat oude zaken nog het oude proces volgen en nieuwe zaken het nieuwe? Of wellicht nog ingewikkelder; wanneer je wilt dat ook oude zaken ook het nieuwe proces gaan volgen?

No alt text provided for this image

In een model met losse activiteiten en regels (paars) is het toevoegen van zo’n activiteit makkelijker. Je bepaalt in welke fase de activiteit hoort, voegt deze toe en formuleert de regel die vertelt onder welke condities deze activiteit relevant wordt. Oude zaken zullen deze activiteit laten zien, als je dat in je regel geformuleerd hebt. Veel meer controle en vooral veel inzichtelijker.

Een nog vuriger relaas kan ik houden voor het verwijderen van een activiteit. Als het goed is zie je meteen het verschil in impact als Y verwijderd wordt uit het oranje dan wel paarse proces. Het oranje proces valt meteen om, want vlak voor Y is een beslissing genomen en vlak daarna is er weer eentje. De kans is groot dat die tweede beslissing gebruik maakt van wat er bij Y ingevuld, opgehaald of afgeleid is.

Ook in het paarse model moet er wat gebeuren, want het zou best kunnen zijn dat regels op andere activiteiten gebruik maken van wat activiteit Y aan de zaak toegevoegd heeft. Maar lijntjes herschikken, omhangen, splitsen en samenvoegen hoeft niet.

De term Dynamisch in Dynamisch Case Management is dus ook van toepassing als het gaat om hoe makkelijk een proces is aan te passen. Misschien is deze dimensie van Dynamisch Case Management voor de consument of burger die een zaak heeft lopen minder voelbaar dan de vorige, maar aan proceswijzigingen wordt wel heel veel geld uitgegeven. En verkwist.

Verder lezen? Lees deel 3, 4 of 5.

Meer weten over Dynamic Case Management?

Neem dan contact op met Menno.

Bekijk profiel
Menno
Gülpers
Blueriq Academy Manager